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La empresa internacional Xerox realizó un análisis acerca de ¿Por qué se está acelerando el paso hacia prescindir del uso de papel? y la transformación digital. De acuerdo con Xerox, la innovación se puede ver afectada por procesos que estén limitados al papel.
Gracias a una encuesta realizada por la consultora Mckinsey and Company evidencio que las compañías de gran rendimiento aprovechan la innovación digital y que los líderes empresariales reconocen la importancia de adoptar maneras digitales para el trabajo.
Por su parte, la entidad analista de mercados, Gartner, comprobó que el 25% de los CEOs reportan que los asuntos de tecnología son de las primeras prioridades del negocio, mientras que dos terceras partes revelan que sus empresas participan en iniciativas digitales a nivel industrial.
Tomando estos datos en cuenta, Xerox trae factores los cuales son importantes de considerar al momento de hablar de la transformación digital en los negocios:
Sin importar cuáles son los objetivos o iniciativas de transformación digital, el renunciar al uso del papel es fundamental. Digitalizar los procesos que son a base de papel es el paso más importante para evolucionar en esta nueva era.
Esta debería de ser la primera inversión que se debe de considerar, pero antes de implementarlo, es importante realizar un análisis de flujos y procesos para entender con hechos factibles cómo están las cosas, ya que convertir procesos físicos a digitales no es cosa sencilla.
Otro problema que puede presentarse es para los activistas digitales, porque hasta los esfuerzos más rigurosos de digitalización no pueden explicar todas las excepciones que hay en un proceso como este.
En un mundo de fantasías, los procesos de negociación automatizados y estructurados se definirían por un conjunto de eventos que se van siguiendo sin contratiempos. No obstante, en el mundo real, los contratiempos existen y nadie puede evitarlos por completo.
El uso de papel aún existe en muchas empresas, incluso en las que invierten mucho en la digitalización. Existen situaciones donde se usa el papel y se derivan flujos de trabajo sin estructura, porque los planteamientos digitales que hay parecen ser complejos, y lo son.
En procesos sin estructura, puede existir conflicto, ya que todos tienen una forma distinta de trabajar y estos son regularmente los procesos que aún utilizan papel.
Incluso en los procesos digitales se puede utilizar papel de forma transitoria y sucede cuando alguien agrega un paso donde se exige el uso del mismo. Sin embargo esto no significa que el uso del papel esté asociado permanentemente con el flujo de trabajo, ni que se rastree para efectos de costos de impresión.
¿Será que estas realidades tan arraigadas implican que nos debemos reconciliar con los entornos de trabajo donde todavía se usa el papel? ¿Con todo y sus ineficiencias? Aceptar o ignorar estas condiciones no resuelve el problema, por el contrario, le suma
